Управление проектом

Координатор проекта формирует группу внешних консультантов и отвечает за их работу, предлагает идею и концепцию внедрения системы управления индивидуально для каждого участника - организации согласно выбранным модулям или стандартам, интегрирует разработанные системы, предлагает проект плана для реализации проекта индивидуально для каждого участника – организации, несет ответственность за качество и своевременное выполнение плана проекта. Также координатор проекта несет ответственность за подготовку системы в соответствии с выбранными стандартами в запланированные сроки, отвечает за соответствие подготовленных систем требованиям выбранных к внедрению и применению стандартов.

Роль внешних экспертов и консультантов

Осуществляют постоянную консультационную поддержку при разработке документации, обучении, внедрении и функционировании системы управления, а также проводят аудиты систем управления. Отвечают за консультационнную помощь по внедрению системы управления в закрепленных организациях, по выполнению задач для реализации проекта. Детальные работы будут указаны в подготавливаемом плане проекта и планах посещения организаций, а также в отчетах о проделанной работе.

Устный и письменный перевод

Обеспечивается постоянный устный перевод во время присутствия внешних зарубежных консультантов в департаментах, письменный перевод предоставленной информации, согласованной с закрепленным внешним консультантом. Обеспечивается ответственность за корректный и профессиональный правильный перевод, а также реализацию работы в согласованные сроки.

Роли и ответственность участников проекта

Участники программы – это предприятия - зарегистрированные субъекты на территории Украины, существующие не менее 1-го года и ведущие полную производственную деятельность со стабильными финансовыми показателями и численностью сотрудников не менее 50 человек. Деятельность компании должна соответствовать одной из отраслей, указанных в предложении. Обязательное участие и вовлеченность собственников, акционеров, высшего руководства и команды лидеров предприятия. Необходимо согласие в участии в обмене данными и внешней публикации информации о результатах настоящего проекта для всех участников Проекта.

В случае невыполнения рекомендаций внешних консультантов в указанные сроки ответственными за данные задания со стороны участника проекта, для этого участника - организации автоматически корректируется время исполнения проекта. Это связано с тем, что каждый основной этап плана проекта можно реализовать только после получения результата предыдущего.

В случае непринятия рекомендаций внешних консультантов (которые указываются в заданиях после каждого визита или встречи) со стороны Исполнителей заданий и ответственных за их исполнение, отказ оформляется в письменной форме, после чего ответственность за конечный результат будет снята со стороны внешних консультантов и исполнителей проекта.

Сроки исполнения работ утверждаются индивидуально для каждого участника проекта и подлежат изменениям в согласованном порядке. В случае необходимости дополнительной работы со стороны внешних консультантов дополнительные ресурсы взимаются индивидуально с участника - организации, которая нуждается в этом. Данный подход предотвратит халатное отношение участников проекта и обеспечит выполнение заданий в срок. Изменения согласовываются в письменном виде.

Ответственность со стороны высшего руководства организаций - участников проектов

Высшее руководство назначает приказом и поручает ответственному за данный проект от высшего руководства формирование проектной группы непосредственно в организации, целями которой должны быть проработка и обеспечение достижения целей проекта в организации.

Проектная группа участника проекта должна состоять из пяти человек:
• Менеджер проекта – интегратор, ответственный за систему менеджмента
• Технический эксперт по Информационным Технологиям
• Эксперт по производству
• Помощник – ассистент по документации
• Помощник – ассистент по общим вопросам

Ответственность менеджера проекта - руководителя группы по реализации проекта, ответственный за систему менеджмента от высшего руководства

Менеджер проекта отвечает за планирование и координацию проекта со стороны организации - участника проекта, эффективность реализации проекта в своей организации, выполнение в сроки всех заданий по проекту со стороны организации - участника проекта.

Менеджер проекта несет ответственность за постоянное информирование высшего руководства своей организации о ходе выполнения проекта и, в случае необходимости, за информирование о возникших проблемах или риске (например: несоблюдение сроков исполнения заданий по проекту, задержки в оплате по контракту). В обязательном порядке участвует во всех встречах по проекту, одновременно получает информационно-консультационную поддержку со стороны команды внешних консультантов, которые обладают опытом внедрения систем управления на международном уровне, по предмету проекта, контролирует систематичность и доступность полученных заданий со стороны внешних консультантов по выполнению проекта для ответственных за проект в отдельных департаментах, контролирует исполнение в срок заданий полученных от внешних консультантов, ведет четкий контроль и отслеживает результаты подготовленной работы в своей организации, своевременно информирует группу по реализации проекта о любых изменениях, которые могут повлиять на результат проекта, контролирует и обеспечивает адекватную административную поддержку внешних консультантов.